سیستم توزیع و فروش مویرگی، نیاز امروز بنگاه‌های اقتصادی

برنامه‌ریزی، تنظیم و انتخاب روش مناسب درباره توزیع و فروش کالا، از جمله بهترین تصمیماتی است که مدیران ارشد هر سازماني می‌بایست به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند. تصمیم‌گیری درباره انتخاب یکی از روش‌های توزیع و فروش تاثیر مستقیمی بر تمامی فعالیت‌ها و فرآیندهای درون سازمانی و نیز میزان سود دهی شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی دارد. یقینا مدیران به دنبال این هدف هستند که با عرضه مناسب محصولات خود با در نظر گرفتن زمان تحویل، پراکندگی جغرافیایی و سود فروش، ضمن ارائه خدمات مناسب به مشتریان اعم از تخفیفات نقدی و جوایز جنسی و برگزاری جشنواره‌های ویژه فروش بیشترین بهره‌وری را متوجه سازمان خود نمایند. در این مسیر اگر به جریان‌های توزیع کالا توجه کافی نشود، عواقب زیانباری پیش روی شرکت‌های توزیع کننده خواهد بود اما در مقابل می‌توان با برنامه‌ریزی صحیح و اتخاذ تصمیمات مناسب موجبات رشد در تمامی حوزه‌های مرتبط با این مقوله به خصوص در بالا رفتن میزان فروش و مدیریت جریان نقدیندگی حاصل از فروش را فراهم کرد.
با توجه به بررسی‌های انجام شده، در حال حاضر اکثر شرکت‌های تولید کننده محصولات، جهت کنترل آخرین وضعیت بازار ، مشتریان و محصولات خود روش توزیع و فروش مویرگی را در دستور کار خود قرار داده‌اند. هر چند که ایجاد و کنترل شبکه گسترده فروش مویرگی مستلزم اجرا و رعایت دقیق موارد مهمی از قبیل مدیریت نیروی انسانی، ریسک بازگشت وجوه حاصل از فروش و کنترل لحظه‌ای فضای رقابتی است، لیکن اجرای صحیح اصول و موازین این شبکه با آخرین دستاوردهای این روش موجب خواهد شد در سیاست‌ها و خطی مشی و نیز تولید و توزیع هماهنگی بیشتری ایجاد شود و عملکرد بسیار مناسبی در روند توزیع و باز پرداخت وجوه حاصل گردد.

رویکرد نرم افزاری

یکی از ابزارهای مهم جهت اجرای کامل توزیع و فروش مویرگی استفاده از سیستم‌های نرم افزاری می‌باشد. همانگونه که پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعات مدیریت(MIS) در تمامی حوزه‌های یک سازمان در بخش‌های تولید، فنی مهندسی، اداری و مالی از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد به همان میزان نیز استقرار نرم افزار جامع توزیع و فروش مویرگی به عنوان یک الزام مطرح می شود.

نرم‌افزار جامع توزیع و فروش مویرگی «تدوین فرآیند»

با توجه به نیاز شرکت‌های بازرگانی در استقرار و استفاده بهینه از سیستم‌های نرم‌افزاری، شرکت «تدوین فرآیند» به موازات سیستم‌های اطلاعات مدیریت(MIS) و مدیریت منابع سازمانی(ERP) اقدام به طراحی راهکار پیشنهادی خود نموده است و با اتکا به تجربیات حاصل از شناخت این صنعت و نیروی کارشناسی مجرب توانسته است با در نظر گرفتن کلیه سیاست‌های دفتر مرکزی به عنوان توزیع‌ کننده اصلی محصولات، ضمن برقراری ارتباط با مراکز توزیع شهرستان‌ها، مراحل و فرآیندهای هر بخش اعم از تعیین ضوابط قیمت، تخفیفات کالاها و جوایز جنسی به ازای هر دوره زمانی را تنظیم کرده تا پس از پایان عملیات توزیع و وصول وجوه حاصل از فروش، کلیه عملکرد انجام شده را در قالب گزارش‌های مقایسه‌ای و آماری در اختیار مدیران ارشد سازمان‌ها قرار داده و آنها را از آخرین وضعیت اطلاعات جهت اتخاذ هرگونه تصمیم و برنامه‌ریزی مناسب مطلع نماید.

توانمندی‌ها و امکانات اصلی نرم‌افزار توزیع و فروش مویرگی

با توجه به نگرش‌های گوناگون در کنترل و اجرای توزیع و فروش پخش به صورت مویرگی به روش برنامه‌ریزی ویزیت (PreVisit)، در طراحی این نرم افزار سعی بر این بوده است تا قابلیت‌ها از طریق طبقه‌بندی به زیر سیستم‌های توزیع و فروش، حسابداری، ذی‌حسابی مشتریان، انبار و حسابداری فروشندگان تقسیم شده و در نهایت پس از تایید عملکرد روزانه واحدهای یاد شده، اطلاعات به صورت خلاصه و در قالب فرمت اسناد حسابداری به زیر سیستم حسابداری مالی ارسال گردد.

قابلیت‌های کلی زیر سیستم توزیع و فروش

- تعریف مشخصات کالا با بسته‌بندی متفاوت با امکان اشاره به مشخصات جانبی
- تعیین لیست قیمت کالاها به نسبت مراکز توزیع و انواع فروش در هر بازه زمانی
- تعریف انواع مراکز توزیع و فروش به تفکیک شعب و تعیین سیاست فروش (خرده فروشی - عمده فروشی)
- تعریف ضوابط تخفیفات اعم از نقدی، حجمی، صنفی و سایر تخفیفات به صورت کاملا فرمولی در هر بازه زمانی با در نظر گرفتن گروه مشتریان، گروه کالاها، نحوه

فروش و نوع فروش با اولویت بندی در زمان محاسبه تخفیفات

- تعریف جشنواره های ویژه در هر مقطع زمانی برای سبد محصولات خاص و اعمال تخفیفات و جوایز جنسی
- تعیین جوایز جنسی به دو روش جوایز آشکار و جوایز نهان و محاسبه مجزا برای هر یک از اسناد فروش
- تعریف مشخصات خریداران با اشاره به مشخصات جانبی و تعیین اعتبار جاری و اسنادی آنها
- تعریف کارکنان و عوامل فروش اعم از فروشندگان، توزیع کنندگان، رانندگان، وصول کننده‌ها و تعیین محدوده کاری هر یک از عوامل مربوطه
- تعیین سهمیه فروشندگان(ویزیتور) به میزان هر کالا در هر مقطع زمانی جهت کنترل و توزیع یکسان محصولات در تمامی مناطق و نواحی‌ها
- تعیین مدت زمان پرداخت(فرجه) به نسبت هر کالا جهت محاسبه نحوه پرداخت به برای هر سفارش مشتریان توسط سیستم

عملیات فروش

- برنامه‌ریزی فروشندگان جهت تهیه لیست مشتریان به صورت هفتگی یا هر دوره ویزیت با آخرین وضعیت ریالی
- ثبت و یا دریافت نتیجه ویزیت روزانه فروشندگان به صورت دستی و یا دریافت از سیستم فروش همراه(Pocket PC یا PDA)
- دریافت سفارش و درخواست مشتریان با دسترسی آسان به اطلاعات و سهولت کاربری و محاسبه تمامی ضوابط قیمتی اعم از بهای کالا، تخفیفات، اضافات و جوایز جنسی با در نظر گرفتن موجودی لحظه‌ای انبارها
- تهیه لیست مسیر و صدور درخواست گروهی برای مسیرهای توزیع با امکان معرفی توزیع کننده و راننده جهت کنترل ظرفیت بهینه حمل کالا
- صدور فاکتور قطعی کالا به صورت موردی و یا گروهی با امکان تغییر کالای تحویل شده به مشتریان و تخصیص وجه دریافتی رسید صندوق
- صدور اوراق برگشت از فروش و توزیع به نسبت فاکتور مشتریان و یا توزیع کنندگان کالا فروش جهت مطابقت میزان حواله تحویل با فروش خالص تحقق یافته
- تهیه لیست از وصول فاکتور مشتریان به ازای هر وصول‌گر و پیگیری فاکتور های تسویه نشده
- بررسی و کنترل عملکرد روزانه توزیع کنندگان کالا، بستن حساب روزانه آنها و تهیه لیست‌های مربوطه و ارسال آن به واحد حسابداری مالی

عملیات انبار

- تعریف انبارهای توزیع با در نظر گرفتن روش کنترل موجودی به روش‌های معمولی، سریالی بچ و پارشیال
- تغذیه و ثبت تمامی اوراق و اسناد وارده و صادره انبارها با دسترسی لحظه‌ای به موجودی و گردش کالاها
- تغذیه درخواست‌های خرید و تامین کالاهای مورد نیاز با اشاره به مشخصات تامین کننده و زمان نیاز
- تعریف قیمت خرید کالاها و قیمت استاندارد آنها با در نظر گرفتن روش‌های قیمت‌گذاری متعارف
- تعریف مدل و بچ کالاها با اشاره به تاریخ انقضاء و شماره بچ (برای صنایع دارويی و غذایی)
- ارسال سند حسابداری با تنظیم ضوابط مربوطه به بخش حسابداری مالی

عملیات دریافت و پرداخت وجوه نقد

- تعریف انواع وجه جاری، اسنادی ، بانکی و صندوق‌های فعال متناسب با شرایط هر سازمان
- تغذیه و ثبت کلیه دریافت‌ها شامل رسید صندوق و وجوه مشتری با نسبت امکان تخصیص وجوه به فاکتورهای مشتریان و پیگیری وجوه تا مرحله وصول آنها
- پیگیری و ردیابی چک‌های برگشتی مشتریان و تاثیر لحظه‌ای بر آخرین وضعیت اعتباری و ریالی مشتریان
- تغذیه و ثبت کلیه پرداخت‌ها شامل پرداخت به مشتریان، سایر اشخاص، صورت هزینه تنخواه و انتقال بانکی با امکان صدور و چاپ مکانیزه انواع چک‌های بانکی
- تهیه و صدور سند حسابداری برای عملکرد روزانه دریافت‌ها و پرداخت‌های بانک‌ها و صندوق‌های مراکز توزیع و ارسال آن به بخش حسابداری

عملیات حسابداری فروشندگان

- تعیین ضوابط پاداش فروشندگان به نسبت هدف‌گذاری و پیش بینی فروش ماهانه
- محاسبه پاداش مالی توزیع کنندگان، فروشندگان و سرپرستان فروش و اعمال در حساب‌های مالی
- تنظیم ساختار پیش‌بینی فروش در سطح مراکز توزیع شهرستان‌ها و مناطق و مقایسه پیش‌بینی و عملکرد تحقیق یافته

زیر سیستم فروش همراه

به دلیل گستردگی و توسعه مراکز توزیع و نیز تاخیر در تحویل به موقع و دقیق محصولات به مشتریان به دلیل ترافیک، فعال‌سازی سیستم فروش همراه موجب خواهد شد ضمن سرعت بخشیدن در دریافت سفارش مشتریان، اطلاعات از طریق SMS و یا مراجعه فروشنده بلافاصله به صورت مکانیزه دریافت شده و بدون نیاز به تغذیه مجدد سفارش و کاهش مدارک فروش و نيز بسته‌بندی و تهیه لیست، مسیر طی شده و امکان توزیع در کمترین زمان انجام گردد.
جهت اجرای این امر پس از تهیه سخت افزار مناسب (Pocket PC یا PDA) برای فروشندگان کالا، شرکت «تدوین فرآیند» نرم‌افزاری تهیه کرده تا پس از دریافت اطلاعات برنامه ویزیت روزانه و ضوابط قیمت و تخفیفات کالا، برای خریداران هر نواحی اطلاعات به صورت حضوری تنظیم شده و با کمترین کاربری، اطلاعات تغذیه و ارسال گردد.

قابلیت‌های سیستم فروش همراه

- دریافت اتوماتیک برنامه ویزیت دوره‌ای( تور ویزیت) فرشندگان و تخلیه خودکار ویزیت‌های انجام شده
- ثبت سفارش فروش و محاسبه تمامی عوامل ریالی، جابجایی فهرست روزانه، مشاهده فاکتورهای ماهانه، وصول فاکتورهای تسویه نشده و ثبت مرجوعی

کالاها توسط فروشنده

- ثبت موقعیت جغرافیایی مشتریان جهت تهیه نقشه توزیع از طریق GPS
- ثبت مکان مشتریان جدید به صورت موقت
- ثبت مسیر طی شده در مدت زمان اجرای برنامه به صورت خودکار

گزارشات

با توجه به پیش‌بینی ابزار مناسب و منحصر بفرد مدیریت و طراحی گزارش‌ها، امکان تهیه هرگونه گزارش آماری، مقایسه‌ای و مدیریتی فراهم شده و سازمان‌ها قادر خواهند بود بدون وابستگی به شرکت تولید کننده نرم‌افزار، نسبت به طراحی و تهیه گزارش‌های مورد نظر اقدام نمایند؛ گزارش های ویژه‌ای از قبیل:
- میزان فروش مراکز توزیع و مقایسه دوره‌ای به تفکیک سال و ماه
- گزارش خلاصه وضعیت فروش کالاها به تفکیک سرپرستان و فروشندگان
- گزارش آخرین وضعیت نهایی مشتریان( تراز حسابداری فروش)
- گزارش کامل گردش مقداری و ریالی کالاها به تفکیک انبارهای توزیع
- گزارش انحراف فروش تحقق یافته با پیش‌بینی فروش به نسبت فروشندگان و مناطق توزیع
- گزارش منابع و مصارف وجوه نقد(Cash follow)