مدیریت پروژه

یكی از عوامل موفقیت پروژه وجودیك طرح پروژه است كه به خوبی تعریف شده باشد. در اینجا شیوه ‌شش مرحله‌ای ‌برای ایجاد یك طرح ‌پروژه‌ آمده ‌است:
مرحله 1: طرح پروژه‌ را برای ‌ذینفعان ‌كلیدی‌ توضیح دهید و درباره اجزای كلیدی‌ آن مذاكره نمایید. متاسفانه، "طرح پروژه یكی از اصطلاحات غیر قابل ‌‌درك ‌در مدیریت ‌پروژه ‌است.

طرح پروژه سندی پویاست كه می‌تواند در دوره زندگی پروژه تغییر یابد. و همانند ‌نقشه‌‌، جهت‌گیری ‌پروژه‌ را مشخص‌ می‌كند. تصور كلی بر اینست كه طرح ‌پروژه ‌معادل دوره زمانی پروژه ‌است. اما دوره زمانی یكی از ‌مولفه‌های طرح ‌است. طرح ‌پروژه ‌محصول ‌عمده فرایند‌ برنامه‌ریزی كلی پروژه است. لذا همه مستندات برنامه‌ریزی را در بر می‌گیرد. برای مثال، طرح پروژه ‌ساخت ‌یك ساختمان اداری جدید نه تنها شامل مشخصات ساختمان ‌است، بلكه بودجه ‌و زمان‌بندی‌، خطرات، پارامترهای ‌كیفیت، عوامل ‌‌محیطی و غیره ‌را نیز در بر می‌گیرد.

اجزای ‌طرح ‌پروژه ‌عبارتند از:

- خطوط ‌‌راهنما: كه گاهی اوقات ‌معیارهای كارآیی ‌نامیده ‌می‌شوند. زیرا كارآیی ‌‌كلي‌ پروژه ‌‌با این معیارها سنجیده ‌می‌شود.

- طرحهای‌ مدیریت‌ خطوط ‌‌راهنما: این ‌طرحها شامل ‌مستندسازی‌ مدیریت ‌واریانسها در پروژه هستند.

- سایر محصولات ‌فرایند برنامه‌ریزی: این ‌محصولات ‌شامل ‌طرحهایی‌ برای مدیریت ‌خطر، كیفیت، تداركات، استخدام‌ و ارتباطات هستند.

مرحله ‌2: تعریف نقشها و مسئولیت ها

-شناسایی ذینفعان- یعنی كسانیكه كه به پروژه ‌یا خروجی آن علاقمندند. شناسايي ‌ذينفعان ‌چالش‌ برانگیز و در پروژه‌های ‌پر خطر و بزرگ ‌دشوار است.

مرحله ‌3: توسعه بیانیه‌ حوزه كار

بیانیه ‌حوزه ‌‌كار از مهمترین ‌اسناد در طرح ‌پروژه ‌است. این بیانیه برای حصول اتفاق نظر با ذینفعان ‌درباره پروژه ‌به ‌كار می‌رود. این ‌سند در دوره ‌زندگی ‌پروژه ‌رشد و تغییر می‌كند. بیانیه‌حوزه‌ كار شامل:

- نیاز كسب ‌و كار و مساله ‌كسب ‌و كار است

- اهداف ‌پروژه‌، به منظور حل ‌مشكلات ‌كسب ‌و كار

- مزایای انجام پروژه

- حوزه ‌‌پروژه

مرحله ‌4: توسعه‌ خطوط‌ راهنمای ‌‌پروژه

خطوط‌ راهنمای ‌حوزه ‌پروژه. به ‌محض ‌اینكه ‌یافته‌های ‌پروژه ‌در بیانیه ‌حوزه‌ پروژه‌ تایید شدند، باید به صورت ساختار تقسیم فعالیت درآیند. در این حالت، خطوط راهنما شامل همه یافته‌های تولید شده در پروژه است و لذا همه كارهای انجام شده را شناسایی می‌كند. این یافته‌ها باید غیر انحصاری باشند. برای مثال، ساخت یك اداره، یافته‌های بسیاری از جمله نحوه ساخت، توصیه‌ها، طرح‌ها و دورنماها را در بر می‌گیرد.

- خطوط راهنمای زمان بندی و هزینه

- شناسایی فعالیت‌های مورد نیاز برای تولید هر یك از یافته‌های شناسایی شده در خطوط راهنمای حوزه پروژه. شرح مبسوط نحوه وابستگی وظایف‌ به ‌عوامل متعدد نظیر تجربه تیم، خطرات پروژه، عدم قطعیت، ابهام مشخصه‌ها، میزان هزینه مورد نیاز و ....

- شناسایی منابع هر فعالیت

- تخمین زمان مورد نیاز برای تكمیل هر فعالیت

- تخمین هزینه هر فعالیت ‌با استفاده از میانگین نرخ ساعات هر منبع.

- بررسی محدودیت‌های منبع یا زمان واقعی مورد نیاز هر منبع

- تعیین فعالیت‌های وابسته و توسعه مسیر بحرانی

- تعیین تقویم زمانی همه فعالیت‌ها به صورت (هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه)، به عبارتي هرفعالیت به چه میزان زمان نیاز دارد و زمان شروع و پایان آن چه هنگام است.

این فرایند یكباره شكل نمی‌گیرد، بلكه‌ در خلال پروژه، برخی یا همه این گام‌ها تكرار خواهند شد.

مرحله 5: ساخت طرح‌های مدیریت خطوط‌ راهنما

به محض اینكه خطوط راهنمای حوزه، زمان بندی و هزینه پروژه را بنا نهاديد، طرح‌های مدیریت این خطوط راهنما، ایجاد می‌شوند. معمولا همه طرح‌های مدیریتی شامل فرایند بازنگری و تصویب برای اصلاح خطوط راهنما هستند. معمولا سطوح مختلف تصویب برای انواع مختلف تغییرات لازم است. همه درخواست‌های جدیدحوزه، زمان یا بودجه پروژه‌ را تغيير نمي‌دهند، اما برای مطالعه درخواست‌های جدید و تعیین میزان تاثیرشان بر پروژه، به یك فرایند نیاز داریم.

مرحله 6 : ارتباطات

طرح ارتباطات ‌یكی از جوانب مهم طرح پروژه ‌است. این سند به موارد ذیل اشاره دارد:

- هر فرد در پروژه چه گزارشاتی، در چه فرمتی و با چه رسانه‌ای را درخواست مي‌كند.

- اطلاعات پروژه در كجا ذخیره می‌شوند و چه كسی می‌تواند به اطلاعات دسترسی پیدا كند.

- چه پارامترهایی برای حصول اطمینان از كیفیت محصول مورد توجه قرارگرفته‌اند.

- چه تدابیری برای رویارویی با عدم قطعیت‌ها اندیشیده شده است.

به محض اینكه طرح پروژه تكمیل شد،باید محتوای آن به ذینفعان كلیدی ارائه شود.



مراحل بعدی عبارتند از: اجرا و كنترل طرح پروژه.

توسعه یك طرح شفاف پروژه زمان‌بر است. مدیر پروژه شاید بخواهد هرچه سریعتر به مرحله اجرا برسد. اما اگر برای ایجاد یك طرح شفاف پروژه، زمان صرف كند، به آسانی می‌تواند موفقیت پروژه‌ را تضمین كند.